重要なプロジェクトタスクについてチームメイトと話し合ったのに、二人とも忘れていたことに気づいたことはないだろうか？チームで複数のプロジェクトに取り組んでいると、そんなことはよくあることですよね？
リモートワーク、配布ワーク、ハイブリッドワークでは、情報過多と呼ばれることがあります。チームチャットや個人的なメッセージ、電子メール、電話など、常に通知が飛び交っているおかげで、最近ではよくあることです！
では、チームに負担をかけずに効果的なコミュニケーション・チャンネルを設定するにはどうすればいいのでしょうか？このガイドでは、コミュニケーション・チャネルの種類、仕事内容、使うべきタイミングについて説明します。
コミュニケーション・チャンネルを理解しよう
コミュニケーションチャネルとは、情報を共有したり、自分の考えや期待を送り手に伝えたりするのに役立つ媒体のことです。この送り手には、あなたのチームメンバー、組織内の他のチーム、先輩、パートナー、クライアントなどがあります。
これらのチャネルは、電子メール、チャット、インスタントメッセージ、SMSなどの文書によるコミュニケーションから、音声通話、ビデオ通話、グループミーティングなどのデジタルコミュニケーションまで、さまざまな範囲に及びます。
では、現在最も効果的なコミュニケーション・チャネルはどれでしょうか？その答えは、簡単に言えば、両者が納得し、定期的にチェックすることで、最新情報を見逃さないことだ。
適切なコミュニケーション・チャネルを選択することで、以下のことが可能になります：
社内コミュニケーション
プロジェクトの最新情報の共有から会社の方針の伝達まで、社内コミュニケーションチャネルは、組織内での情報共有を可能にします。これらのチームコミュニケーションチャネルは、コラボレーションを促進し、従業員の士気を高め、共通の目標に向かってチームを調整します。
チーム間や他部署とのコミュニケーションをサポートすることが主な目標であるため、適切なツールは堅牢なセキュリティとデータプライバシーオプションを提供します。また、社内のすべてのチームメンバーにとって使いやすいツールです。
社外とのコミュニケーション
これらの職場コミュニケーションチャネルやカスタマーコミュニケーションオプションは、顧客、パートナー、一般人など社外の人々との交流に不可欠です。ブランドの評判を高め、顧客関係を管理し、潜在顧客に製品やサービスを宣伝するのに役立ちます。
以下もお読みください。 ハイブリッド職場におけるコミュニケーションの改善方法
コミュニケーションチャネルの種類
個人の依存関係や媒体によって、今日、コミュニケーション・チャネルは多岐にわたる。選択肢は山ほどあるが、一般的にはコミュニケーションのアプローチによって以下のように分類される：
1. 対面式コミュニケーション・チャンネル
対面コミュニケーションは、個人間の直接的な相互作用を伴う。言語的・非言語的な合図を使って情報を交換できるため、最も豊かなコミュニケーションフォームとなり得る。
対面コミュニケーションの重要な要素には以下が含まれる：
- 発話：* 話し言葉の生産性
- 聞く：話し言葉を理解し、メッセージに応答する能力
- 非言語的手がかり：*話し言葉を補完するボディランゲージ、表情、声の調子。多くの場合、私たちはこれらの微妙な要素から、相手が正直でない、あるいは正しい情報を伝えていないかもしれないというシグナルを拾うことができる。
2. 言葉によるコミュニケーション・チャンネル
言葉によるコミュニケーションは、情報、アイデア、考えを伝えるために話し言葉を使うことを含む。また、直接会うこともあれば、電話や音声メッセージなど複数のチャネルを介することもある。
効果的な言語コミュニケーションには、明確な表現、積極的な傾聴、異なる聴衆への適応が必要です。
3. 文書によるコミュニケーション・チャネル
文書によるコミュニケーションには、情報を伝えるために書き言葉を使用することが含まれる。これには、手紙、電子メール、レポート、メモ、その他の文書が含まれる。効果的な文書コミュニケーションには、明瞭さ、簡潔さ、適切な文法が必要です。
4. デジタルコミュニケーションチャネル
その昔、私たちの会話のほとんどは、チームメンバー全員が同じオフィススペースにいる対面式コミュニケーションだった。
しかし今日、リモートワークやハイブリッドワークの爆発的な増加に伴い、コミュニケーションチャネルも多様化している。 職場コミュニケーションの課題 特に、対面での言葉によるコミュニケーションに代わるものはないからだ。
デジタルコミュニケーションチャンネルはこのギャップを埋めるのに役立っており、リモートワークにもかかわらず、コラボレーションやリレーションシップを構築するユニークな方法を提供している。これらのチャネルは、スピード、効率性、そしてグローバルなリーチを提供し、以下のような関係を構築するのに役立っている。 集中型コミュニケーション ハブ。これらのチャネルには以下が含まれます：
a. ビデオ会議ツール。
ビデオ会議は、遠隔地や配布された職場で対面でのコミュニケーショ ンが不足している場合に最適なオプションです。これらのツールは地理的な距離を縮め、バーチャルな設定で対面での交流を可能にした。
これらのプラットフォームには、画面共有、ホワイトボード、バーチャル背景などのコラボレーション機能があり、コラボレーションと生産性を高めます。インスタンスンス、デザインチームはリアルタイムでプロジェクトに参加し、同じ部屋にいるかのようにビジュアル要素を共有し、即座にフィードバックを提供することができます。
人気のツール： Zoom、Microsoft Teams、Google Meet、Webex、GoToMeeting
b. 電話会議 (英語)
aに準ずる 最近のアンケート では、シンプルな電話が最も好まれるコミュニケーショ ンチャネルであり、オンサイトワーカーの52％、リモートワー カーの42％、ハイブリッドワーカーの51％が、他のチャネル よりも電話を好んでいる。
電話は、より直接的で個人的な接続を提供し、リアルタイムで会話し、すぐにフィードバックを得ることができる。これは特に、緊急の案件やデリケートな議論に有用であり、文書によるコミュニケーションでは管理しきれない。
例えば、あるカスタマが価格モデルに問題を抱えているとする。このような場合、営業担当者は電子メールやその他の書面に頼るのではなく、顧客が求めているものを理解するために素早く電話をかけ、プロンプトで変更を加えることができる。
c. インスタント・メッセージング
書面によるコミュニケーションを好む人には、インスタント・メッセージ・プラットフォームが最適な選択肢となる。これらのツールは、ビデオ、写真、オーディオ、ファイル共有、その他のフォーマットなどのマルチメディアオプションを含みながら、グループまたは個人チャットでメッセージをすばやく送信することができます。
重要な情報を伝えたり、プロジェクトの締切を個人と共有したり、プロジェクトの一部として使用したりする場合に最適です。 共同コミュニケーション を更新した。
例えば、プロジェクトマネージャーが緊急でない特定のタスクの更新が必要な場合、タスク所有者やチームへのシンプルなメッセージで十分です。受信者は時間があるときに答えることができるので、緊急性が高くない状況には理想的です。
人気のツール: ClickUp Chat、Slack、WhatsApp、Microsoft Teams、Google Chat
d. ソーシャルメディア
Instagram、LinkedInなどの*ソーシャルメディア・プラットフォームは、主に社外とのコミュニケーションに使用される。ソーシャルメディアは、企業がブランド認知度を高め、情報を共有し、ターゲットとなるオーディエンスとエンゲージするのに役立つ。一方、カスタマはこれらのソーシャル・チャネルを使って素早くブランドにコンタクトすることができ、双方を助けることができる。
例として、ハイテク企業はLinkedInを使って業界の洞察を共有し、紹介することができる。これにより、ターゲット顧客にリーチし、優秀な人材を惹きつけることができる。
人気のツール： Instagram、Facebook、X、LinkedIn、TikTok
e. 電子メール
電子メールは最も効果的なコミュニケーション・チャネルの1つであり、プロフェッショナルなコミュニケーションでは今でもかなり人気がある。プロフェッショナルの18％が 他のコミュニケーション・チャンネルよりも電子メール で、リモートワーカーは25％であった。
Eメールは、情報、文書、最新情報を共有するための形式的かつ非同期的な方法を提供する。電子メールは情報過多になりがちだが、明確な件名、簡潔なコンテンツ、適切な構成により、より効果的にすることができる。
例えば、電子メールをチャネルとして利用することで、各チーム独自の要件に対応することができます：
- マーケティングチームは、ニュースレターやターゲットを絞った電子メールキャンペーンを利用して、ブランドメッセージの発信や共有に活用できます。
- 営業チームは、顧客との1対1のやりとりや、正式なチャネルでの重要文書の共有に活用できます。
- 人事チームは、重要なイベントの告知、会社方針の配布、従業員との直接的なコミュニケーションの共有に利用できる。
テキストメッセージ
テキストメッセージやモバイルメッセージは、従業員、カスタム、パートナーとのコミュニケーションに迅速かつ非公式な方法を提供します。インターネットにアクセスできない相手と連絡を取ったり、緊急で短いメッセージ、特にアポイントメントのリマインダー、プロジェクトの最新情報、その他の重要な内容を伝えたりできるので効果的です。
例えば、プロジェクトマネージャーは、他のチャネルで連絡を取ろうとしているが応答がないチームメンバーにテキストメッセージを送ることができる。
g. モバイルアプリのメッセージング。
多くのビジネスは、モバイルアプリのような独自のコミュニケーションチャネルを使用することを好む。 社内での情報共有 またはカスタムと情報を共有する。これらのアプリはカスタマーサポート、注文追跡、パーソナライズされたコミュニケーションに使用できる。
例えば、小売店はアプリを使って、顧客の購入履歴に基づいて、パーソナライズされたお勧めの商品を送ることができる。また、顧客の注文に関する具体的な最新情報を送信し、納期や進捗状況を常に把握できるようにすることもできる。
組織構造におけるコミュニケーション・チャンネル
コミュニケーション・チャンネルはいくつかあるが、組織のコミュニケーションは3つの鍵で構成されている：
正式なコミュニケーション・チャネル
これらは組織の公式なコミュニケーション・チャネルであり、確立された一連のプロトコルと手順に従い、情報が正確かつ体系的に伝達されることを保証する。フォロワーコミュニケーションには、以下のフォームがある：
- 上層部から部下への情報のフロー。これには、メモ、電子メール、社内報、スタッフミーティングなどが含まれる。
- 上向きのコミュニケーション： 従業員がフィードバック、提案、懸念を上司と共有することを可能にする。人事考課、提案箱、オープンドア・ポリシーは、上方コミュニケーションを促進する。
- 水平方向のコミュニケーション：* このタイプのコミュニケーションは、同じ階層レベルの従業員間で発生し、部門内の協力と情報共有を促進する。
- 対角線上のコミュニケーション：* このタイプのコミュニケーションは、組織の異なる部門や階層をまたいだコミュニケーションを含み、組織内のコラボレーションや情報共有を促進する。機能横断的なコラボレーションを促進する。 ### インフォーマルなコミュニケーションチャネル
インフォーマルコミュニケーションチャネルとは、公式または正式な方法では定義されなかったが、組織の成長や仕事環境の変化により、自然発生的に生まれた媒体のことである。
これらのチャネルにはルールや規則がないため、同僚がインフォーマルなディスカッションを行い、絆を深め、ポジティブな組織文化に貢献することができる。
インフォーマルなコミュニケーションチャネルには、以下のようなものがある：
- 社員同士の気軽な会話は、情報やアイデアの交換につながります。
- チーム外出：* 会社イベントやチームビルディングのための活動は、非公式なコミュニケーションの機会を提供します。
- グループチャット：チームグループ、またはWhatsAppやSlack上の全社的なグループで、日常業務を超えた会話ができる。
- カジュアルなメンターシップセッション：経験豊富な社員と新入社員とのリレーションシップにより、仕事を超えた知識共有やキャリア開発が促進される。
非公式コミュニケーションチャネル
スポーツ、政治、エンターテイメント、個人的なことなど、職場での議論を超えた非公式なコミュニケーションチャネルがあります。これらのチャンネルには以下のようなものがあります：
- 懇親会：社交の場：社交イベントでの口頭での議論や非公式な会話で、会社の従業員、投資家、パートナー、ベンダー、社外の誰かが参加することがある。
- オフィスでの噂話社内のゴシップ：社外や社内で広まる噂や確証のない情報。
人気のある非公式なコミュニケーションチャネル： WhatsApp、X、Instagramなど。
これらの非公式チャンネルは、オフィス内の雰囲気を把握するのに役立つ一方で、次のような悪い結果をもたらすこともある：
- 恐怖や誤った情報の拡散
- 対立を生む
- 職場の信頼を損なう
さらに悪いことに、組織文化やチーム環境全体に悪影響を及ぼすことさえある。
したがって、組織は、オープンなコミュニケーション、透明性、正確な情報のタイムリーな発信をプロモーションすることによって、非公式チャネルの影響を最小限に抑えることを目指すべきである。
ビジネスコミュニケーションのためのツール
コミュニケーションは成功する組織の活力源であり、効果的に協力し合う組織を定義する上で極めて重要な要素である。しかし、チームが地理的に分散していたり、プロジェクトでリアルタイムのコラボレーションが必要だったりと、ペースの速い今日のビジネス環境では、従来のコミュニケーション手法では不十分な場合があります。
そのため、ユニファイド ユニファイド・コミュニケーション は、あなたの組織を大きく変える可能性があります。ClickUpのようなツールは、コミュニケーションのサイロを壊し、組織全体のコラボレーションを高めるのに役立ちます。
タスク、ディスカッション、ファイル共有、リアルタイムアップデートをシームレスに統合するプラットフォームを想像してみてください。ClickUpはこれらすべてを提供し、コミュニケーションのワークフローを合理化し、チームの生産性を高めます。
ClickUpチャットビューを使って、タスクやプロジェクトについてチームや関係者と簡単にコミュニケーションできます。
ClickUpでビジネスコミュニケーションを簡素化します。
ビジネスコミュニケーションのためのClickUpの主な機能をいくつかご紹介します：
- すべてのチャットを1つのプラットフォームに集約します。クリックアップチャットビューを使えば、ブレーンストーミングのディスカッションを一つの部屋で行う必要がなくなります。仮想キャンバスの上で同じ体験をすることができ、アイデアをキャプチャーし、マインドマップやワークフローに変換し、タスクとしてチームに伝えることができます。これにより、チームは遠隔地であっても、共同作業を行い、創造的な熱意を維持することができます。
メンションを使ってコメントを割り当て、グループチャットやドキュメント内でチームメンバーから素早く最新情報を得ることができます。
- メンションを使って重要なメッセージやコメントにフラグを付けましょう：複数のコミュニケーションスレッドやチャットのために、物事が見失われ、アクションの見逃しにつながることがよくあります。メンションを使って、コメント、タスク、チャット内で特定のチームメンバーに直接通知できます。 コメントの割り当て を同僚に割り当て、ディスカッションを明確な所有権を持つ実行可能なアイテムに変換します。ClickUpを使えば、誰が何を担当するのか迷うことなく、全員が同じページで確認し、期限を確実に守ることができます。
クリックアップクリップを使ってウォークスルーを作成し、画面をキャプチャーしてポイントを伝えましょう。
- 詳細なウォークスルーやwikiを作成できます：を作成します。ClickUpクリップ 機能により、短いスクリーンキャプチャを記録し、タスク、コメント、チャット内で直接共有することができます。複雑なプロセスを実演したり、デザインモックアップを見せたりする必要がありますか？ClickUp Clipを素早く録画してチームと共有すれば、すぐにわかりやすくフィードバックできます。これによって、長い文章による説明が不要になり、より視覚的で魅力的なコミュニケーションスタイルが実現します。
- AIを使ってディスカッションを要約する：長い電子メールやチャットで、即座に回答や要約が必要ですか？その場合はClickUp Brain 社内コミュニケーションを効率化するために設計されたテンプレートです。これらのテンプレートは、効果的なコミュニケーションを構築し、貴重な時間を節約し、組織全体の一貫性を確保するための強固な基盤を提供します。
これらのテンプレートを使用して、組織のエンドツーエンドのコミュニケーションプランを構築してください。このプランには、コミュニケーション目標を定義し、鍵となる利害関係者を特定し、コミュニケーションチャネルの概要を示す構造化されたフレームワークを含める必要があります。
ClickUp コミュニケーションプランテンプレート
テンプレート ClickUp コミュニケーションプラン テンプレート を使用すると、次のことが可能になります：
- メッセージングテンプレートとワークフローを作成し、希望するオーディエンスを効果的にターゲットにします。
- 文脈やメッセージに応じて、オーディエンスにリーチする最適なチャネルを特定します。
- 組織全体のメッセージをプランし、整理するコミュニケーション戦略* コミュニケーション努力の成功を追跡し、測定する。
これにより、関係者全員が同じページを持つことができ、よりスムーズなプロジェクト遂行につながります。
ClickUp社内コミュニケーションテンプレート
ClickUpを社内コミュニケーションに使用することで、チームの全体的なエクスペリエンスを向上させることができます。 ClickUpの社内コミュニケーションテンプレート .このテンプレートを使用すると、次のことが可能になります：
- あらかじめ定義されたテンプレートとメッセージング手順を使用して、社内コミュニケーションに一貫したアプローチを提供します。
- 社内コミュニケーション努力の一元化
- 重要な情報をプロンプトで全員が受け取れるようにする
このテンプレートは、すべての社内コミュニケーション、特に会社のニュース、プロジェクトの最新情報、部門ごとのお知らせに使用できます。チーム全体に情報を提供し、足並みをそろえることができます。
を使用することもできます。 ClickUpの社員コミュニケーションテンプレート を活用することで、各従業員に正しいメッセージを確実に伝え、チーム内に不具合を生じさせません。
正しいコミュニケーションチャネルの選択
では、どのコミュニケーション・チャンネルを選ぶべきか。その決定は一筋縄ではいかない。以下のようないくつかの要素でやることだ：
- 緊急性： 緊急性の高いメッセージには、電話やインスタント・メッセージのような即時性の高いチャネルが必要である。
- 複雑さ：* 複雑な情報は、しばしば詳細な説明や迅速な質疑応答のための対面ミーティングやビデオ会議を必要とする。
- 聴衆のサイズと場所：* 大勢の聴衆と情報を共有するには、電子メールやソーシャルメディアが理想的ですが、小規模で地理的に分散したチームはビデオ会議を好むかもしれません。
- 情報提供、説得、協力のいずれを目的とするかにかかわらず、選択されたチャネルは、次のような目的に沿うものでなければならない。コミュニケーション目標に沿うものでなければならない。* 組織の文化: 最適なコミュニケーションチャネルを選ぶために、組織のコミュニケーション嗜好や規範を考慮する。例えば、業績や給与決定に関する情報を電子メールで送るのは理想的ではないかもしれません。代わりに、利害関係者と口頭で話し合うなど、直接的なチャネルを使ってフィードバックを提供するのがよいでしょう。その場合のみ、電子メールやその他の正式なコミュニケーションチャネルで決定を共有してもよい。
社外コミュニケーションに最適なチャネルの選び方
社外向け、特にカスタマーコミュニケーションに理想的なチャネルは、顧客や第三者の依存関係によって異なるはずです。ここではそのヒントをいくつか紹介する：
- 共感: 聴衆のコミュニケーションの好みを理解し、それに応じて適応する。具体的な情報のアップデートのために電話を好むカスタムもいれば、電子メールやチャットでのコミュニケーションを好むカスタムもいる。
- 積極的な傾聴：効果的なメッセージの伝達を確保し、顧客の好みをメモするために、言語的および非言語的な合図に注意を払う。
- メッセージ:内部コミュニケーションと同様に、外部コミュニケーションチャネルは、共有されるメッセージのタイプに基づいて決定されるべきである。製品に関する重要な最新情報は、ビデオ会議ツールやウェビナーを使って共有し、その後に詳細を説明する電子メールを送ることもできる。
これらの要素を慎重に検討し、特定の状況に合わせてコミュニケーション・アプローチを調整することで、関係者の理解を深め、リレーションシップを構築し、望ましい成果を達成することができる。
異なるコミュニケーション・チャネルの長所と短所 ## The Pros and Cons of Different Communication Channels
各コミュニケーションチャネルは、共同作業やタイムリーな最新情報の提供に役立つ強力なものですが、適切な方法で使用する必要があります。そのため、適切なチャネルを選択する際には、各ツールの長所と短所を知ることが役立ちます。
ここでは、このガイドで取り上げた各チャネルの利点を見てみましょう：
- リレーションシップの構築、対立の解決、複雑な情報の伝達に最適。
- ビデオ会議：遠隔チーム、共同プロジェクト、プレゼンテーションに効果的。
- 電話: 素早い話し合い、緊急の用件、個人的な接続に適しています。
- 電子メール：正式なコミュニケーション、文書の共有、非同期コラボレーションに適しています。
- インスタントメッセージ: 素早くインフォーマルなやりとりやリアルタイムのコラボレーションに最適です。
- ソーシャルメディア： 幅広いオーディエンスへのリーチ、ブランド認知度の向上、カスタムとのエンゲージメントに効果的。
しかし、十分な情報を得た上で選択するためには、利点とは別に、それぞれのチャネルの欠点も考慮する必要がある：
- 対面での会話：時間がかかる、リーチが限定される、気が散りやすい、望ましいコミュニケーション・スキルを持っていないと誤解を招く可能性がある。また、情報は主に口頭で共有されるため、正確にメモされず、ミスコミュニケーションにつながる可能性がある。
- ビデオ会議：* コミュニケーションがテクノロジーに依存しすぎているため、技術的な問題、タイムラグの可能性、対面でのディスカッションで得られるような直接の接続の欠如が生じる可能性がある。
- 電話：* 視覚的な手がかりの欠如、中断の可能性、情報共有のリミット、ネットワークの問題など、顧客の経験や期待を妨げる可能性がある。
- 電子メール：情報過多の可能性がある形式的なコミュニケーション・チャネル、管理に時間がかかる、即時のフィードバックがない。
- インスタントメッセージ: 書面でのコミュニケーションに重点を置くため、形式的でない、情報共有にリミット がある、ミスコミュニケーションや意図が伝わらない可能性がある。
- ソーシャルメディア：管理に時間がかかる、ネガティブなフィードバックの可能性、アルゴリズムの変更、プラットフォームのリミット、気が散ることの多さ
クリックアップでコミュニケーションを一元化しましょう。
最新のコミュニケーションチャネルは、場所やタイムゾーンに関係なく、デジタルやリモートの職場でチームが効果的にコミュニケーションをとるのに役立ちます。しかし、チャネルが多すぎると、情報過多になったり、常に口うるさくなったりするケースもあります。
ClickUpはワークフローに合わせて設計されており、各アクションアイテム、情報、ドキュメントを適切な関係者と簡単に共有することができます。いくつかの コミュニケーションプランのテンプレート やカスタマイゼーションにより、チーム独自のニーズに合わせることができます。 ClickUpに登録する 今すぐご登録いただき、一元化されたコミュニケーションシステムがもたらす違いを体験してください。